Deviens notre Secrétaire de Direction !

7 mars 2023 (Modifié le 8 mars 2023) Offre d'emploi

Pour qui travailleras-tu ?

Infor Jeunes, c’est un réseau de 15 centres d’information jeunesse en Wallonie, 20 permanences d’information décentralisées, plus de 20 000 demandes d’information traitées chaque année par 90 collaborateurs passionnés… et bien sûr une fédération !

En rejoignant la Fédération des centres Infor Jeunes, tu participeras à la coordination des membres de ce réseau dynamique, aussi passionné que professionnel. Dans un cadre de travail idéalement situé (à 500 m de la gare de Namur), tu contribueras, à travers une variété de tâches, au bon fonctionnement d’une association ancrée dans le paysage socioculturel belge depuis plus de 50 ans. Mais surtout, ton travail permettra d’aider les jeunes à prendre conscience de leurs droits et devoirs pour devenir des citoyens responsables, actifs, critiques et solidaires (CRACS).

Alors, l’idée te tente ? Voici tout ce que tu dois savoir sur ta future fonction !

Quel sera ton rôle à la « Fédé’ » ?  

Tu as le sens du contact et tu aimes rendre service ? Tu veux apporter ton expertise à ton employeur ? Ça tombe super bien puisque ta mission principale sera d’aider la direction de la Fédération Infor Jeunes en lui venant en aide dans ses missions de coordination et de gestion quotidienne. Que ce soit par la rédaction de courriers ou rapports de réunion, la gestion des agendas ou le suivi des relations internes et externes, tu assureras la liaison entre la direction et l’ensemble des parties prenantes avec lesquelles elle collabore.  

Tu auras également pour mission de :

  • Assister la direction générale dans toute la dimension administrative et comptable de son mandat ;
  • Venir en appui pour veiller au respect des procédures administratives et l’alimente en informations utiles ;
  • Assurer le suivi administratif et l’intendance générale de la fédération
  • Se charger des contacts avec les différents prestataires qui collaborent avec l’institution ;
  • Assurer le secrétariat de la direction générale et la logistique de l’institution ;
  • Dispenser des conseils précis et opportuns aux directions de centre des centres Infor Jeunes sur des matières sociales, législatives ou décrétales ;
  • Détecter les opportunités de chantiers/nouveaux projets à développer pour répondre aux besoins exprimés par les membres du réseau Infor Jeunes ;
  • Motiver, rassembler et faire partager la culture de réseau impulsée par la fédération auprès de ses membres.

Et tes missions au quotidien ?

  • Réaliser l’accueil et la réception de l’institution (physique et téléphonique) ;
  • Gérer les différentes boites mails générales de l’institution (recrutements, relation clients, adresse générale, etc.) ;
  • Se charger de la gestion et du suivi des courriers entrant et sortant de l’institution.
  • Participer à une communication efficace et efficiente avec les membres, les prestataires et les partenaires en matière de suivi administratif ;
  • Rédiger et mettre en page des courriers, rapports, compte-rendu ou tout autre document utile ;
  • Recueillir toutes informations et documents nécessaires de l’équipe et en assurer le suivi (Dimona, déménagement, données RGPD, etc.) ;
  • Gérer la dimension administrative et comptable de la relation clients (envoi des factures, suivi des paiements, des rappels, classement…) ;
  • Gérer les bases de données et listings de l’institution ;
  • Préparer et organiser les locations de salles de réunion au sein du bâtiment Grouchy ;
  • Venir en renfort à l’équipe dans leurs tâches administratives (relecture orthographique, mise en page de document, envoi de colis…) ;
  • Classer et archiver de manière numérique et en version papier ;
  • Participer de manière active au rapport d’activités annuel de l’institution et/ou toutes autres demandes soumises par la direction ou le conseil d’administration.

Ton profil correspond à notre offre ?

Ce que tu as lu jusqu’ici te plait ? Si tu réponds aux critères ci-dessous, postule sans attendre !

  • Être titulaire d’un bachelier ou master en droit ou jouir d’une expérience probante en secrétariat de direction ;
  • Être familier avec les requis de la gestion administrative, financière et comptable d’une association ;
  • Maitriser l’utilisation des outils bureautiques (Suite Office 365…) ;
  • Maitriser la sténographie ou de toute méthode de prise de notes ;
  • Aptitude aux relations humaines et à la communication écrite et orale ;
  • Être à l’écoute ;
  • Faire preuve de structure, de rigueur et de méthode ;
  • Disposer de grandes capacités d’adaptabilité ;
  • Capacité de discernement et bon esprit de synthèse ;
  • Capacité d’argumentation orale et écrite ;
  • Sens des responsabilités et proactivité ;
  • Respect de la confidentialité et sens de l’éthique ;
  • Capacité à instruire et à gérer des dossiers en autonomie ;
  • Capacité à travailler en équipe ;
  • Participer à un climat interne, convivial et bienveillant ;
  • Connaissance en CMS WordPress est un atout.

Sache qu’en rejoignant la Fédération Infor Jeunes, tu intègreras une équipe qui valorise profondément l’intelligence collective et le travail d’équipe. Si tu sais gérer ton temps et hiérarchiser tes priorités en solo, tout en étant ouvert à la collaboration et au dialogue avec tes collègues, tu seras plus que le.la bienvenu. e ! Les autres qualités humaines recherchées sont :

  • L’auto-développement, avec la faculté de remettre en question son fonctionnement de façon critique et de s’enrichir par de nouvelles idées ;
  • L’organisation et la planification, en définissant des objectifs de manière proactive et en gérant les priorités sans délaisser les tâches habituelles ;
  • La volonté et l’ambition d’atteindre ses objectifs et de s’impliquer dans sa fonction ;
  • La fiabilité et le respect de la confidentialité ;
  • La capacité à communiquer de façon claire et compréhensible, en s’adaptant à son interlocuteur, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
  • La créativité.

Et voici ce que la Fédération Infor Jeunes te propose !

  • Contrat à durée déterminée d’un an
  • Échelon barémique 4.1 de la CP329.02
  • Régime de 38h/semaine (prestations en présentiel et distanciel)
  • Lieu de travail : Rue de l’Armée Grouchy 20 – 5000 Namur (Siège social de l’ASBL)
  • Congés extra-légaux
  • Prise en charge des frais de transport en commun domicile-lieu de travail
  • Flexibilité des horaires
  • Date d’engagement : dès possible

Convaincu. e ?

Envoie sans attendre ton CV et une lettre de motivation via job@fijwb.be

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